クラスメソッド的忘年会のススメ方【札幌オフィスの場合】

こんにちは。池田です。入社してあっという間に2ヶ月半ほど経ちました。

はじめに

札幌オフィスもメンバーが増え、単独で忘年会を開催しても良いのではないか。という流れで決定した「クラスメソッド札幌オフィス大忘年会」で僭越ながら幹事に任命されましたので、その中で得た知見やトライしたことをKPT的にご紹介したいと思います。

幹事になった経緯

元々は事業部長の佐々木から、札幌オフィスのエリアマネージャー小室が幹事として任命されていました。
ところが、re:Inventへの参加するなどの都合もあり小室は会場の手配をしたのみで「池田さん、幹事よろしくね」と、満面の笑みで去って行きました。

実行委員集め

断れない（断る理由もない）まま幹事になった以上、協力してくれる仲間を集める必要があります。
さっそく社内チャットで勧誘（招待）してみました。

くじけません。

作戦会議

心強い仲間が集まったら、次はどのように忘年会を盛り上げるか作戦会議です。
タスクとして以下をリストアップしました。
1: 会場の手配
2: 出欠の確認
3: 余興の有無
4: 景品の有無
5: 景品があるなら調達方法
6: 当日の進行表
7: 終了後のアンケートによる来年以降へのフィードバック

行動開始

やるべきことが出揃ったらあとは行動あるのみです。それぞれのタスクに対して行ったことは以下です。

会場の手配

敏腕エリアマネージャーが既に予約を済ませてくれていましたので特に無し。

中目卓球ラウンジ 札幌分室さん、素敵なお店でした。

出欠の確認

会場手配とともにGoogleスプレッドシートで作成してくださっていたので特に無し。
＊しかし、このスプレッドシートがのちの工程で大活躍しました。

余興の有無

何も企画せず4時間（！）はさすがにアレなので考えました。
・とりあえず卓球台は使えるとのことなので卓球大会はやる。
・なるべく公平性高く何かお土産を持ち帰れる方法も用意したい → ど定番だけどビンゴにしよう。

景品の有無

やっぱ忘年会といえば余興で景品もらえないとつまらないよねー。ということで考えました。
最初は全員ほぼ均等な感じにしようかと思ったのですが、どうせやるならとんでもない目玉景品用意してみるのもアリかな。という流れになりました。

これが実現するなら幹事やめてでも欲しい（カラーコーンではなくiPad Proね）と思いました。

景品の調達方法

実行委員会のあらゆるリソースを駆使して手配しました。

当日の進行表

4時間貸切とはいえ、ビンゴと卓球を20人以上でやるわけですから悩みました。
ですが、それぞれどれくらいの時間を要するのか見当もつかなかったので「その場の雰囲気で考える」作戦としました。

アンケートの作成

これは翌日以降なるはやでやる。とだけ決めておきました。

開催直前になって思いついてやったこと

事前準備は全部終わってあとは飲むだけだなーなんて呑気に構えていたんですが、直前になって思いついたことがあったのでメモしておきます。

最初のドリンクオーダーについて

忘年会など参加人数がそこそこ多い宴会では、集合してからメニューを眺めていると結構時間がかかりますよね。
それを思い出したので、社内チャットに「最初に飲みたいドリンクを出欠確認に使ったスプレッドシートへ書いてね。」と、お店のメニューページURLとともに投稿しました。

これが良かった。

すかさず登録を始めるメンバー。これは便利。
おかげで、ドリンク待ちで乾杯お預けという自体にはなりませんでした。
ちなみに、卓球大会への意気込みや優勝者予想もこのシートに記載してもらったのですが、赤枠で囲った予想は却下しました。青枠で囲った予想はセーフとしました（幹事の独断）。

宴会開始

札幌オフィスといえば各所で有名なAWS事業部部長が思い浮かぶ方も多いかとは思いますが、残念ながら今回は諸事象あって欠席となりました。
本人からの依頼ということもありましたので、このような対応をいたしました。

iPad で彼の写真をスライドショー表示しておきました。

また、IT推進室室長からはこんな素敵なものが差し入れされました。

とても美味しくいただきました！

食事をしながらビンゴ開始

4時間あるとはいえ何があるかわかりませんし、食事をしながら卓球という訳にもいかないという判断です。
ビンゴ開始時点では業務の都合などでまだ合流できていないメンバーも数名居ましたので、幹事メンバーがそれぞれのビンゴカードに名前を書いて代理となりました。

景品を選定、調達した幹事メンバーにも何が当たるかわからない方法を検討した結果、以下のようなルールを採用しました。
・ビンゴ、卓球大会ともに景品獲得の権利を得た人は、事前に用意された封筒を選ぶ。
・封筒の中にはAWS事業部部長直筆の景品番号が書かれたメモが入っている。
・景品自体には幹事メンバーが適当に番号を割り当ててあるので、メモに書かれた番号の景品をゲットできる。
（これがビンゴ一着獲得者にとっては悲劇となりましたが、詳細は伏せておきます。）

いよいよ卓球大会

無事？にビンゴ大会が終わり、食事も程よく済んで食器類が片付けられたタイミングで卓球大会を開始しました。
事前に前述のスプレッドシートで「参戦」「応援（優勝者を予想する）」「棄権（何も権利がないので選択は非推奨）」を選んでもらっておりましたので、それを元にビンゴが終わった食事中に対戦相手を抽選で決定しておきました。
忘年会に参加した24人中18人が「参戦」ということで、さすがに公式ルールでは時間が足りませんので以下のルールとしました。
・１試合６ポイント先取。
・経験等のハンデはラケットとして使えるものをルーレットアプリで次の中からランダムに選定。
・試合ごとに審判を参加者全員から公募。

ノーマルラケット、スリッパ、おもちゃのラケット、うちわ、素手

うちわで手加減なく渾身のショットを放つ筆者。

景品の一部をご紹介

時間が足りないという事態も起きず無事に用意していたイベントは全て実施できましたので、景品として用意したものの一部をご紹介します。
・無印良品さんで買った食べ物詰め合わせ

魅惑の大人買い。

パスタ詰め合わせ

カレー詰め合わせ（おまけにいちごチョコ）

iPad Proは卓球大会優勝者の予想的中した方に当たりました

他の景品を見てあまり気が進まないながらも開封して驚く当選者

まとめ

今回の幹事業を通して（アンケートの回答も含めて）以下のことを学び＆感じました。
・ビンゴのテンポは思っている以上にゆっくりした方が良い。
- 飲食しながら番号を探すので意外と時間がかかる。

・ファーストオーダーの飲み物は事前アンケートで集めておくと、お店の方も喜んでくれるし乾杯までがスムーズ。

・超豪華な景品は当たると嬉しいけれど、みんなも何かもらって帰りたいからバランス重要。
- 今回は予算の都合とiPad Proを目玉にした影響から、参加者全員が何か当選するというビンゴではありませんでした（参加賞としてお菓子は配ったのですが）。
- とはいえ、やはり何も当選しないで終わるのは寂しいよなぁと思いました。これは時間との兼ね合いもあるので悩みどころかもしれませんね。

・卓球のようなスポーツなら意外と余興として参加してもらえる。
- 経験者が有利にならないようハンデを工夫する必要はありますが、概ね好評だったと思います。

・アンケートでは匿名で屈託のない意見を集める。
- 記名制などだと本音を書きにくい場合もあるだろうと思い、匿名でのアンケートとしました。
- おかげで無難に「楽しかったー」といった意見以外に改善点のヒントを得ることができました。

・フィードバックを記録して活かせる形に残す。
- 今回は札幌オフィスとして初めて忘年会の単独開催という試みでしたが、過去に何をやってどうだったか。が残されていれば次の幹事さんが嬉しいだろうなぁと思いました。

・今後また忘年会などの幹事をする機会があれば、次のことにTryしてみたいです。
- 景品の数を増やす（できれば全員に何か持って帰ってもらえるようにしたい）。
- 卓球大会をやるならダブルスもしてみたい。道具は対戦ごとに決める（同じものを使う）ようにしてみたい。

・こういうコメントがあって超嬉しかった。

この記事が誰かの参考になれば幸いです。